Sistem Informasi Manajemen Surat (SMART)

1. Inisiator

Dinas Perumahan dan Permukiman Kab. Lampung Selatan

2. Bentuk Inovasi

Inovasi Tata Kelola Pemerintahan Daerah

3. Rancang Bangun dan Pokok Perubahan

Di dialam suatu Instansi tidak terlepas dari adanya surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar. Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu aktivitas yang tidak pernah sepi di suatu instansi baik itu pemerintahan maupun swasta, sehingga bukan sesuatu yang mengherankan jika sering kita jumpai banyak tumpukan kertas di atas meja para pekerja. Kegiatan surat menyurat merupakan hal yang lumrah adanya dalam suatu instansi. Kegiatan ini akan terus berlangsung selama instansi tersebut menjalankan aktivitas rutin mereka yang melibatkan banyak pihak baik dari eksternal maupun internal perusahaan itu sendiri. Sampai saat ini metode konvensional masih banyak yang mempertahankan dalam aktivitas persuratan di instansi pemerintahan maupun swasta.

Majunya teknologi saat ini ternyata belum mampu mengikis budaya persuratan konvensional di instansi-instansi tersebut. Padahal terbukti di lapangan bahwa metode konvensional banyak menimbulkan berbagai masalah yang cukup kompleks.  

Permasalahan yang muncul jika mengunakan pengarsipan surat konvensional antara lain:

1. Memungkinkan terjadi nya human error pada saat pengarsipan surat karena banyaknya surat yangmasuk dan keluar pada hari yang sama dengan tujuan berbeda
2. Membutuhkan banyak ruang untuk menyimpan arsip surat
3. Tidakpraktis dan efisien, jika harus mengirimkan
4. Disposisi surat ke bidang tertentu namun yang bersangkutan sedang berada dilapangan
5. Sulit melakukan monitoring/ tracking.
6. Memudah kan pencarian surat, karena dengan penyimpanan
7. konvensional ada kemungkinan arsip surat tercecer atau terselip.

Dengan adanya permasalahan diatas dan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi saat ini maka adanya solusi pembuatan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Surat (SMART) pada Dinas Perumahan dan Permukiman. Aplikasi ini di buat untuk mempermudah dalam pengarsipan surat menyurat. Dan kemudian hari apabila surat yang sudah diarsipkan dibutuhkan kembali untuk dicari maka dengan mudah proses pencarian didalam aplikasi, tidak harus mencari satu persatu didalam lemari berkas surat menyurat. Aplikasi ini juga dapat di akses dimana saja, tidak hanya dilingkungan Dinas Perumahan dan Permukiman saja. Jadi apabila Kepala Dinas, Sekretaris atau Pejabat lainnya membutuh surat yang sudah lampau maka operator Aplikasi SMART dapat mengirimkannya secara via online.

Dalam hal ini harus adanya Pengelolaan kearsipan kepegawaian yang pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen – dokumen kepegawaian yang ada di Dinas Perumahan dan Kepegawaian, baik PNS maupun THLS yang dapat digunakan sebagai penunjang aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Di mana kearsipan pegawai mempunyai fungsi yang sangat penting.

4. Tujuan Inovasi

Tujuan dilaksanakannya inovasi ini, yaitu :

1. Digitalisasi arsip surat menyerap
2. Memudahkan mengakses surat darimana saja dan kapan saja

5. Manfaat Inovasi

Manfaat dari adanya inovasi ini, antara lain:

1. memberikan kemudahan dalam mengakses arsip surat dari mana saja dan kapan saja;
2. sebagai arsip digital;
3. menghemat ruang; dan
4. mempercepat pencairan dokumen surat.

6. Hasil Inovasi

Dengan adanya aplikasi ini menjadi lebih efektif dan praktis. Dengan adanya aplikasi SMART ini meningkatkan tata kelola surat menyurat di Dinas Perumahan dan Permukiman, sehingga mendukung peningkatan pelayanan Dinas pada umumnya dan kesekretariatan pada khususnya.

Berikut Pedoman Teknis Inovasi dapat diunduh pada file berikut ini :

Petunjuk Teknis Sistem Informasi Manajemen Surat

Last modified: 09/09/2022